Sposoby rejestracji kolejnych wersji oraz zapisy tworzenia, publikacji i zapoznawania się czytelników, pozwalają na odtworzenie historii zdarzeń związanych z każdym dokumentem. W zakresie zarządzania dokumentacją DEDAL wspomaga wdrażanie i funkcjonowanie systemu zarządzana jakością według norm ISO 9000. Gwarancją bezpieczeństwa informacji jest centralna baza danych, w której przechowywane są dokumenty.

Zalety systemu:

Oszczędność

DEDAL przyczynia się znacząco do obniżenia kosztów organizacji. Ograniczenie kosztów wynika przede wszystkim z zastąpienia tradycyjnego „papierowego” obiegu dokumentów jego elektronicznym odpowiednikiem. Redukuje to czas potrzebny na ich wyszukiwanie.

Poza tym eliminowany jest:

• koszt kopiowania dokumentów
• koszt dystrybucji kopii
• koszt nanoszenia ewentualnych poprawek

Jeżeli chcą się Państwo przekonać, jakie oszczędności może przynieść wdrożenie systemu DEDAL, proponujemy skorzystać z naszego kalkulatora.

Efektywność

Mechanizmy systemu pozwalają na szybkie dotarcie do potrzebnych informacji. DEDAL eliminuje źródła błędów popełnianych przy dystrybucji i korzystaniu z dokumentów. Użytkownicy nigdy już nie będą pracować w oparciu o nieaktualne procedury, czy też niekompletną dokumentację. Wszyscy pracownicy mają dostęp do jednej centralnej bazy danych, dzięki czemu nie dublują swojej pracy, nie rozwiązują wiele razy tego samego problemu.

Komunikacja

DEDAL ułatwia komunikację i tworzy trwałe kanały przepływu informacji. System daje kadrze zarządzającej dostęp do raportów pozwalających śledzić postępy całej organizacji w zapoznawaniu się z dokumentacją. W systemie istnieją mechanizmy powiadamiające użytkowników za pośrednictwem poczty elektronicznej o pojawiających się nowych dokumentach i przypominające o konieczności zapoznania się z ich treścią. Każdy nowy pracownik firmy otrzymuje dostęp do kompletu dokumentów i procedur, z którymi ma obowiązek się zapoznać. DEDAL może zostać zintegrowany z systemem kadrowym firmy, co umożliwi ciągłą aktualizację i weryfikację uprawnień oraz aktualność danych dotyczących pracowników.

Bezpieczeństwo

DEDAL zapewnia poufność przetwarzania informacji. System zabezpiecza dokumenty przed niepowołanym dostępem - dostęp do konkretnych dokumentów posiadają tylko osoby znajdujące się w rozdzielniku danego wydania. Dokumenty archiwizowane są w centralnej bazie danych, co gwarantuje bezpieczeństwo ich przechowywania.

Prostota

System oferuje przyjazne, intuicyjne środowisko pracy oparte na mechanizmach, jakie rządzą korzystaniem z zasobów sieci Internet. DEDAL jest uruchamiany poprzez dowolną przeglądarkę stron WWW (MS Internet Explorer, Netscape Communicator itp.) Obsługa DEDAL’a nie wiąże się z koniecznością poznawania nowych funkcji, skrótów klawiszowych itp. - wszelkie funkcje, do jakich użytkownicy są przyzwyczajeni w pracy z Internetem zostały zachowane. Taka forma dostępu sprawia, że sama obsługa programu nie różni się niczym od „surfowania” po zasobach sieci Internet. Upraszcza to obsługę systemu, a dla jego prawidłowego użytkowania wymagane jest jedynie zapoznanie się z ogólną koncepcją działania.

Budowa systemu

Dokument - podstawowy element systemu.
W systemie mogą być przechowywane dokumenty w formie plików zapisanych w dowolnym formacie: .doc, .xls, .pdf, .zip itd. Wydanie – kolejna wersja danego dokumentu

Katalog/Podkatalog – struktura przechowywania i grupowania tematycznego dokumentów

Rozdzielnik – lista osób, mających prawa do czytania danego wydania dokumentu

Kategorie użytkowników

Administrator systemu – „superużytkownik” – osoba posiadająca uprawnienia do tworzenia Katalogów i ich modyfikacji. Przez modyfikację Katalogu rozumiemy zmianę jego nazwy, położenia w strukturze lub zmianę Właściciela Katalogu. Katalogu nie można usuwać.

Właściciel Katalogu – osoba odpowiedzialna za dany Katalog, posiadająca prawa do tworzenia Dokumentów w Katalogach i Podkatalogach oraz ich modyfikacji. Właściciel Katalogu może powoływać Autora i Nadzorcę Dokumentu, jest również uprawniony do zmiany Autora i Nadzorcy, jeżeli taka konieczność zaistnieje.

Nadzorca – osoba wskazana przez Właściciela Katalogu, posiadająca uprawnienia do zatwierdzania Wydania Dokumentu oraz jego publikacji

Autor – osoba odpowiedzialna za treść danego Wydania Dokumentu oraz związanego z nim Rozdzielnika. Modyfikacje konkretnego Wydania Dokumentu mogą być dokonywane przez Autora do momentu zatwierdzenia Wydania, tj. jego publikacji

Czytelnik – pracownik firmy, którego nazwisko zostało umieszczone w Rozdzielniku danego Wydania Dokumentu; posiada prawo czytania zawartości Wydania Dokumentu oraz ma obowiązek potwierdzania zapoznania się z treścią Wydania Dokumentu, jeżeli taki obowiązek został wprowadzony przez Autora Wydania.

Schemat działania:

Sposoby zapisu tworzenia, publikacji i zapoznawania się czytelników z treścią Dokumentów oraz rejestracja kolejnych Wydań pozwalają na odtworzenie historii zdarzeń związanych z każdym Dokumentem

Zawsze wiadomo:

• kto stworzył dokument
• kto nadzorował jego publikację
• kto naniósł ostatnie poprawki
• kto i kiedy zapoznał się z treścią Dokumentu

Technologia:

DEDAL wykorzystuje najnowsze rozwiązania techniczne. Aplikacja została opracowana w oparciu o technologie skryptów PHP. Dokumenty przechowywane w bazie są w momencie składowania poddawane kompresji, co znacznie ogranicza wymaganą przestrzeń dyskową oraz koszty transmisji danych pomiędzy komputerami użytkowników a centralnym serwerem

Wymagania systemowe:

Od strony użytkowników systemu wymagania są absolutnie minimalne. Komputer do współpracy z DEDAL’em powinien posiadać dostęp do korporacyjne sieci komputerowej oraz dowolnej przeglądarki stron WWW