Program umożliwia kompleksowe rozliczanie transportu w firmie. Został zaprojektowany celem wsparcia narzędziami informatycznymi procesów ewidencjonowania i rozliczania zaliczek pobieranych przez kierowców na potrzeby realizacji delegacji (zleceń transportowych), kart drogowych, ewidencjonowania kosztów powstałych podczas realizacji przejazdów, rozliczania finansowego delegacji. System daje możliwość pełnego rozliczenia kierowcy zawodowego na podstawie rozbudowanej karty drogowej. W oparciu o zdefiniowane kursy pojazdu, załadunki i rozładunki, normy spalania, diety delegacji oraz dane dotyczące stanu liczników oraz paliwa przy wyjeździe i powrocie, godziny pracy pojazdów, kierowców, obliczane i weryfikowane z kartą zostają wszystkie koszty podróży, czas pracy kierowców oraz inne, konieczne do rozliczania, zdarzenia zachodzące podczas transportu.

EKT może być powiązany i współpracować z aplikacją SOZ i SZT lub pracować jako w pełni autonomiczny system połączony z alternatywnymi systemami obsługi zleceń itp. Konieczne staje się wówczas przygotowanie stosownych interfejsów zapewniających swobodną wymianę danych.

Podstawowe funkcje systemu:

Ewidencja i zarządzanie kosztami transportu:

• Kosztami bezpośrednimi związanymi z realizacją danej trasy/jazdy
• Kosztami pośrednimi
• Pojazdów
• Kierowców

Program dzięki zautomatyzowaniu wielu operacji zapewnia wygodną i efektywną pracę i minimalizuje możliwość popełnienia błędu. Program gwarantuje zabezpieczenie danych zarówno przed nieuprawnionym dostępem, jak i modyfikacją. W każdym z modułów gromadzone są informacje o tym, kto i kiedy oraz jakie informacje dodawał lub modyfikował w bazie danych EKT. Wraz z systemem dostarczana jest szeroka dokumentacja dla użytkowników.

Podstawowe moduły systemu:

Moduł pobierania i integracji danych o zleceniach transportowych

• Transport całopojazdowy
• Transport częściowy
• Transport drobnicowy
• Automaty pozwalające na wiązanie zleceń transportowych w trasy (Master Joby)
• Mechanizmy obsługujące przepinki i awarie pojazdów a także zmianę kierowcy na trasie

Moduł obsługi kart delegacji i zaliczek dla kierowców

• Ewidencja i zarządzanie wnioskami o zaliczki
• Ewidencja i zarządzanie delegacjami krajowymi i zagranicznymi
• Zarządzanie saldami rozliczeniowymi poszczególnych kierowców
• Komunikacja Spedytor - Dyspozytor - Księgowość

Karta drogowa

• Wystawianie i zarządzanie dokumentami kart drogowych
• Rejestracja informacji o etapach trasy
• Rejestracja informacji o stanach licznika na poszczególnych etapach
• Rejestracja odcinków dolotowych i ładownych
• Automatyczne wyliczanie przebiegu pojazdu na odcinkach krajowych i zagranicznych oraz dolotowych
• Opcja automatycznego wyliczania przebiegów w poszczególnych krajach
• Opcja rejestracji karty drogowej na podstawie motogodzin
• Automatyczna aktualizacja stanów licznika w kartotece pojazdów

Rejestr paliwowy

• Ewidencjonowanie informacji o stanie paliwa
• Ewidencjonowanie informacji o wydatkach paliwowych gotówkowych i bezgotówkowych

• Typ wydatku
• Ilość paliwa
• Kwota netto/brutto
• Typ i numer dokumentu
• Data wydatkowania i data kursu waluty
• Automatyczne wyliczenie średniego zużycia paliwa przez dany pojazd
• Porównywanie spalania z normami dla danego pojazdu
• Automatyczne wyliczenie średniej ceny paliwa na podstawie zarejestrowanych wydatków
• Automatyzacja procesu rejestracji danych z bezgotówkowych kart paliwowych

Rejestr kosztów diet krajowych i zagranicznych

• Ewidencjonowanie informacji o etapach trasy dla potrzeb wyliczania wartości diet
• Automatyczne naliczanie diet według różnych kryteriów
• Automatyczne naliczanie dodatków kilometrowych
• Ewidencjonowanie wartości Min/Max przejazdów

Rejestr kosztów i wydatków

• Ewidencjonowanie i nadzór nad dokumentacją kosztową
• Ewidencja wydatków poczynionych w trakcie realizacji trasy
• Oddzielne rejestry wydatków gotówkowych i bezgotówkowych
• Definiowane przez użytkowników słowniki typów kosztów
• Podpowiadanie wartości domyślnych dla kosztów

Rozliczenia

• Syntetyczna prezentacja danych kosztowych z podziałem na kierowców
• Mechanizmy zatwierdzające koszty trasy
• Możliwość współpracy z systemem finansowo - księgowym

Analityka

• Elastyczny zestaw raportów
• Pełna informacja o kosztach w ramach
• pojazdu
• kierowcy
• krajów załadunku/rozładunku
• Pełny zakres informacji statystycznych dotyczących
• średnich kosztów
• średniego spalania

Administracja

• Odwzorowanie schematu organizacyjnego firmy
• Zarządzanie użytkownikami
• Zarządzanie rolami użytkowników
• Zaawansowana kontrola dostępu do poszczególnych modułów i funkcji
• Pełna historia zmian uprawnień

Integracja z innymi systemami

EKT, poprzez zastosowanie elastycznych interfejsów może wymieniać dane z innymi systemami. Interfejsy mogą dotyczyć przesyłania i odbioru danych z systemem System Obsługi Zleceń (np. pobieranie informacji o zleceniach, trasach realizowanych przez dany pojazd, kierowcach, pojazdach), zasilania danymi zewnętrznych źródeł - systemów analitycznych, hurtowni danych itp. Zastosowanie otwartych technologii bazodanowych umożliwia również pobieranie danych wprost z tabel systemowych np. poprzez technologie ODBC.