Podstawowym założeniem przyjętym podczas projektowania systemu IKAR był fakt, iż każda aktywność w ramach organizacji, niezależnie od formy, w jakiej ona się przejawia, ma wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, w związku z tym powinna zostać zarejestrowana w sposób trwały. Tak zarejestrowane aktywności i zdarzenia w połączeniu z systemem przydziału zadań, organizowania ich w procesy oraz rozliczania ich efektów i kosztów, stają się doskonałym narzędziem wspierającym zarządzanie organizacją.

Sposób obsługi aktywności w systemie IKAR zależy od ich typu: Jeśli możliwe jest automatyczne rejestrowanie, odpowiedni zapis trafia do systemu bez konieczności ingerencji użytkownika. Dzieje się tak na przykład z wiadomościami, które trafiają do systemu drogą elektroniczną. Inną, przykładową formą aktywności rejestrowanej w systemie mogą być ustalenia poczynione podczas spotkania z klientem. W tym przypadku odpowiedni zapis w systemie jest dokonywany przez samych pracowników.

Niezależnie od drogi, jaką wspomniane informacje trafiają do systemu, są one organizowane w tzw. zadania, które służą do gromadzenia w jednym miejscu szeroko pojętych aktywności dotyczących wybranego zakresu tematycznego i stanowią podstawową formę przechowywania informacji w systemie.

Każde zadanie posiada swojego opiekuna - użytkownika, który jest całkowicie odpowiedzialny za jego wykonanie. Oprócz opiekuna zadanie może posiadać również nadzorcę - czyli osobę kontrolującą działania opiekuna i czuwającą nad prawidłowością realizacji czynności związanych z zadaniem.

Dodatkowym mechanizmem wspierającym realizację poszczególnych działań jest ich procesowe ujęcie w ramach zadania. Procesy - schematy działań w określonych sytuacjach i obszarach - definiowane są w fazie wdrożenia systemu. Następnie, podczas wprowadzania nowego zadania lub w dowolnym momencie jego realizacji, użytkownik posiada możliwość wyboru procesu, według jakiego zadanie ma zostać przeprowadzone. Dzięki temu osoba realizująca zadanie musi przejść po kolei wszystkie kroki zdefiniowane w procesie wybranym dla danego typu zadania. System uniemożliwia więc pominięcie któregokolwiek z etapów procesu. Oczywiście oprócz realizacji kolejnych kroków, użytkownik ma możliwość gromadzenia w zadaniu informacji poprzez wprowadzanie dowolnych zapisów. Na poziomie każdego zadania, jego opiekun posiada możliwość utworzenia zadania zależnego, definiującego na przykład dodatkowe czynności, jakie muszą zostać wykonane w celu kompletnego zamknięcia zespołu działań lub obejmującego innego opiekuna. Nie istnieją bariery ani ramy wykorzystania systemu w ujęciu procesowym. System IKAR wykorzystywany jest na przykład do obsługi procesów serwisowych, procesów reklamacyjnych, procesów zaopatrzeniowych, windykacyjnych, sprzedażowych, ofertowych czy projektowych.

Funkcje systemu:

Moduł komunikacyjny

Poczta elektroniczna stanowi w dzisiejszej rzeczywistości podstawę komunikacji, stąd też wykorzystanie jej do współpracy z systemem IKAR stało się oczywiste i nieodzowne. Istnieje możliwość wykorzystania systemu przez użytkowników, którzy nie posiadają dostępu do skrzynek poczty elektronicznej, jednak wówczas tracona jest część jego funkcjonalności.

Moduł komunikacyjny wysyła do poszczególnych użytkowników informacje dotyczące na przykład utworzenia nowego zadania czy przydziału zadania do użytkownika.

Komunikacja drogą poczty elektronicznej pozwala na szybki dostęp do niezbędnych informacji i podjęcie w krótkim czasie stosownych działań związanych z eksploatacją systemu.

Moduł informacyjny - raporty

System IKAR posiada zintegrowany pakiet analityczny w postaci zestawu elastycznych, szeroko parametryzowanych raportów. Dostępne są m.in. raporty opóźnień, zadań zakończonych, efektywności i obciążeń poszczególnych pracowników, "wąskich gardeł" procesów i wiele innych.

Użytkownicy mogą również tworzyć i wykonywać własne raporty i zestawienia, wykorzystując otwartość platformy MySQL i mechanizmy ODBC.

System IKAR został zoptymalizowany do działań w organizacjach rozproszonych, dla których istotne znaczenie mają wymagania dotyczące parametrów łącz transmisyjnych. IKAR może być więc wykorzystywany zarówno w firmach posiadających jedną lokalizację, jak i w strukturach wielooddziałowych.

Część danych gromadzonych w repozytorium systemu może być również udostępniona klientom i partnerom spoza firmy, z zapewnieniem identycznych mechanizmów kontroli i nadzoru jak w przypadku pracowników firmowych.

Zalety systemu:

Efektywność wdrożeniowa

Rozwiązania zastosowane w systemie IKAR powodują, że mimo bardzo dużej liczby możliwości konfiguracyjnych, system w prosty sposób jest dostosowywany do potrzeb konkretnego klienta. Przykładowo: wdrożenie systemu obejmujące instalację, konfigurację i przeszkolenie użytkowników dla firmy o 100 do 200 pracowników może zakończyć się po trzech tygodniach od momentu podpisania umowy wdrożeniowej. Należy przy tym dodać, że samo wdrożenie - to kilka dni roboczych, natomiast czas ten jest wydłużony ze względu na konieczność przygotowania danych na potrzeby struktury schematu organizacyjnego, bazy danych pracowników, itp. Jeżeli firma już posiada rozwiązania intranetowe, to czas wdrożenia znacznie się skraca.

Serwisowanie i opieka autorska

W trosce o wysoką jakość tworzonego oprogramowania, firma Comp-Win objęła system IKAR wieczystą gwarancją dotyczącą poprawnego działania systemu, zgodnego z jego dokumentacją funkcjonalną. Nabywca systemu przez cały okres jego użytkowania ma prawo do zgłaszania błędów oprogramowania bez ponoszenia żadnych dodatkowych opłat, a firma Comp-Win jest zobowiązana do ich usunięcia, w przypadku faktycznego stwierdzenia ich wystąpienia.

Korzyści wynikające z interfejsu WWW

Stworzenie systemu, z dostępem poprzez dowolną przeglądarkę stron internetowych posiada szereg zalet, między innymi:

• Skrócenie procesu wdrożeniowego - przy założeniu, że większość komputerów w firmie posiada zainstalowaną przeglądarkę www - nie istnieje konieczność ingerencji w komputery użytkowników; wdrożenie sprowadza się do zainstalowania i skonfigurowania oprogramowania na serwerze intranetowym i przekazania użytkownikom adresu www oraz identyfikatora i hasła dostępu do systemu
• Zminimalizowanie kosztów szkoleń - dostęp do funkcji systemu maksymalnie zbliżony do zasad dostępu do informacji na innych stronach www sprawia, że użytkownicy od samego początku pracy z systemem, posługują się nim w sposób intuicyjny.
• Dostęp do spersonalizowanych danych przechowywanych w systemie może następować z dowolnego komputera w sieci korporacyjnej, a w przypadku podjęcia decyzji o połączeniu poprzez Internet, również z dowolnego komputera mającego dostęp do sieci.

Korzyści wynikające z zastosowania narzędzi "open source"

System IKAR w całości oparty jest o rozwiązania "open source". Może one zostać zainstalowany na platformie Windows NT/2000 lub platformie LINUX. System wykorzystuje serwer webowy Apache oraz system zarządzania bazą danych MySQL. W całości został napisany w języku PHP.

Zastosowanie narzędzi i aplikacji "open source" powoduje znaczną redukcję kosztów związanych z nabyciem praw do użytkowania systemu, fakt ten podnosi atrakcyjność rynkową aplikacji.

Rozwój systemów

IKAR jest systemem ciągle rozwijanym i wzbogacanym o nowe funkcje. Na potrzeby rozwoju systemu adoptowana i kumulowana jest wiedza dotycząca zmieniających się potrzeb użytkowników, uwarunkowań rynkowych itp., która przekształcona w określone mechanizmy i funkcje jest ujmowana w kolejnych wersjach systemu.

Korzyści wynikające z wykorzystania systemu Ikar

• Zwiększenie efektywności i kontroli nad zadaniami zlecanymi podwładnym
• Automatyzacja standardowych działań
• Możliwość rejestrowania dowolnych form aktywności
• Efektywne planowanie i harmonogramowanie zadań
• Nadzór nad jakością i pomiar efektywności zadań i procesów
• Odzwierciedlenie uprawnień i kompetencji poszczególnych użytkowników
• Bardzo małe wymagania dotyczące infrastruktury informatycznej i parametrów sieci WAN
• Atrakcyjność cenowa i elastyczne mechanizmy licencjonowania