Rozwiązanie zaproponowane przez Comp-Win połączyło dwa systemy informatyczne: system Softlab po stronie Publicat oraz system SAP po stronie Arvato.

O firmie

Firma rozpoczęła swoją działalność w 1990 r. pod nazwą Podsiedlik-Raniowski i Spółka. Na początku specjalizowała się w książkach dla dzieci stopniowo poszerzając ofertę o tytuły popularnonaukowe, poradnikowe i beletrystykę. Pierwszym tytułem w historii wydawnictwa był „Stefek Burczymucha” Marii Konopnickiej. Nazwę PUBLICAT S.A przyjęto we wrześniu 2004 r. w związku z planowanym dynamicznym poszerzaniem oferty. W skład grupy PUBLICAT wchodzą wydawnictwa:

• Publicat – poradniki, książki popularnonaukowe
• Elipsa – albumy (popularnonaukowe, krajoznawcze), poradniki tematyczne
• Papilon – książki dla dzieci
• Wydawnictwo Dolnośląskie – beletrystyka
• Wydawnictwo Książnica – literatura kobieca i beletrystyka

Wyzwanie

W 2007 r. Comp-Win przeprowadził audyt systemu informatycznego wydawnictwa. Wyniki audytu skłaniały do podjęcia dość radykalnych decyzji odnośnie infrastruktury informatycznej. W konsekwencji wdrożony został nowy system ERP oraz rozpoczęto współpracę z nowym operatorem logistycznym. Na skutek tych dwóch decyzji pojawiło się dodatkowe zadanie polegające na połączeniu elektronicznym nowego systemu z systemem nowego operatora logistycznego, a właściwie na wymianie bardzo awaryjnego i wymagającego dużych nakładów administracyjnych rozwiązania działającego do tej pory na styku z operatorem.

Izabela Bober – Menedżer Logistyki, Publicat:

Poprzez wdrożenie zaproponowanego przez Comp-Win rozwiązania od momentu jego uruchomienia wyeliminowaliśmy awaryjność i niepewność w wymianie danych. Uzyskaliśmy komplet niezbędnej z punktu widzenia zarządzania procesami wiedzy skumulowanej w zestawie raportów monitorujących proces. Okazało się, że skomplikowane procesy logistyczne mogą stać się bardzo proste w realizacji i zarządzaniu. Dodając do tego wyeliminowanie poprzez zastosowanie eLogistyki pomyłek w wysyłkach, zmniejszenie dokumentów korygujących i szybki dostęp do czytelnych informacji wdrożenie oceniam jako jak najbardziej celowe i udane.

Rozwiązanie

Na przełomie 2008/2009 r. Publicat S.A. oprócz zmiany operatora logistycznego na Arvato Services Polska, wdrożył również nowy sposób komunikowania się z operatorem logistycznym. Celem było podniesienie jakości obsługi klientów firmy Publicat. Od czasu rozpoczęcia współpracy wszelkie informacje dotyczące operacji logistycznych i sprzedażowych przekazywane są drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemu eLogistyka firmy COMP-WIN. Zastosowane rozwiązanie steruje kompleksowo procesami logistycznymi zamówień klientów firmy Publicat.

Automatyczna wymiana informacji obejmuje:

• aktualizację kartoteki klientów oraz listy produktów
• awizowanie zamówień klientów
• potwierdzanie dostępności na magazynie
• potwierdzenie przyjęć asortymentu na magazyn
• raportowanie uszkodzeń towaru
• potwierdzanie dostarczenia towaru do klienta
• przekazywanie informacji o fakturowaniu klienta
• rozliczania kosztów surowców i dostaw.

Wyniki

Wprowadzona integracja połączyła dwa systemy informatyczne: system Softlab po stronie Publicat oraz system SAP pod stronie Arvato. Usługa jest dostępna 24 h na dobę przez 7 dni tygodniu. Od początku uruchomienia interfejsu przerwy w transmisji danych nie przekraczają 1 godziny na kwartał. W chwili obecnej każdego dnia z systemu Softlab średnio przesyłanych jest około 100 zleceń do obsługi w systemie SAP.

Michał Grabański – Kierownik Działu Produkcyjnego, Arvato w Żernikach:

„Wprowadzenie wymiany on-line danych z firmą Publicat zdecydowanie wpłynęło na zadowolenie odbiorcy końcowego. Zastosowane rozwiązania wykluczają możliwość dostarczenia klientowi dokumentu sprzedaży niezgodnego z faktycznie dostarczanym towarem. Z wyeliminowania potrzeby wystawiania korekt zadowolone są wszystkie strony biorące udział w tym procesie”.