Branża transportowa

Branża papiernicza

Branża chemiczna

Branża FMCG

 
 

Branża papiernicza

Profil firmy:
Światowy lider w branży opakowań, papieru i celulozy.

Potrzeby Klienta:

  • Ujednolicenie, uproszczenie i uporządkowanie procesów zamawiania surowców, procesów transportowych i magazynowych
  • Ograniczenie wielokrotnego wprowadzania danych (różne systemy, pliki Excel)

Przebieg wdrożenia:
Wdrożenie poprzedzono analizą wdrożeniową, określając potrzeby Klienta i najlepsze rozwiązania. Celem wdrożenia było uproszczenie procesów, efektywne rozłożenie prac, a ostatecznie zwiększenie dostaw surowców. Wdrożone moduły to: moduł aukcyjny, awizacyjny, komunikacji, moduł zarządzania zdarzeniami, umów i harmonogramowania. Zaimplementowano także Extranet, Intranet z funkcjonalnością przeliczników, która wykorzystywana jest w momencie rejestrowania obmiarów i weryfikuje to, czy dla pojazdów przybywających i rejestrujących się przy bramie wjazdowej nie nastąpiło przekroczenie dopuszczalnej masy całkowitej. Nasze rozwiązania  zintegrowano z systemem ERP (SAP).

Efekty:

  • Ułatwienie wyboru najkorzystniejszych usług transportowych - nasz Klient otrzymał pomocne narzędzie usprawniające proces decyzyjny związany z wyborem dostawcy w możliwie najkrótszym czasie, przy zachowaniu pełnej dbałości o wybór najodpowiedniejszych usług.
  • Optymalizacja rozliczania faktur kosztowych – dzięki Extranetowi odpowiedzialność za rozliczanie faktur spoczęła na przewoźnikach, co zoptymalizowało kwestie kadrowe: możliwość oddelegowanie pracowników do wykonywania innych prac.
    Usystematyzowanie planowania - moduł awizacji transportów zarówno drogowych, jak i kolejowych usystematyzował planowane daty dostawy, okienka czasowe dla planowanej daty dostawy, dostawcę od którego dostarczy drewno, pojazd i kierowcę, który dostawę zrealizuje.
  • Poprawienie zarządzania terenem zakładu – dzięki Intranetowi i funkcjonalności przeliczników można lepiej zarządzać pojazdami przy bramie wjazdowej, kontrolować dopuszczalną masę całkowitą. Proste wskaźniki kolorystyczne pomagają podejmować decyzje, np. o dopuszczeniu do wjazdu na teren zakładu. Moduł komunikacji automatycznie informuje kierowców o możliwości wjazdu na teren zakładu, a w przypadku zaistnienia określonych i zdefiniowanych zdarzeń w systemie, moduł wysyła automatycznie maile z załącznikami, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach.
    Minimalizacja kosztów rozładunku – dzięki wdrożeniu modułu zarządzania wjazdem pojazdów usprawniliśmy zarządzanie kolejnością wezwań pojazdów, co zoptymalizowało czas oczekiwania na rozładunek, a tym samym liczbę możliwych do dokonania rozładunków.
  • Większa kontrola nad zawartymi kontraktami – dzięki modułowi umów i harmonogramowania Klient lepiej planuje ciągłość dostaw surowca i kontrolę dostarczanych ilości od dostawców.
  • Ewidencjonowanie wykonanych czynności – począwszy od listy zadań pracowników, statusów, aż do informacji o problemach. Dzięki precyzyjnym zapisom system pozwala na dokładne raportowanie wszelkiego rodzaju zależności czasowych w ramach zdefiniowanych list zdarzeń, w tym przede wszystkim na precyzyjne określenie istotnych KPI w dowolnym zakresie dat. Natomiast dzięki wdrożeniu modułu zarządzania wjazdem pojazdów usprawniliśmy zarządzanie kolejnością wezwań pojazdów, co pomaga w minimalizacji kosztów rozładunku oraz w skróceniu czasu oczekiwania.
    Niwelacja konieczności wielokrotnego wprowadzania danych – integracja z systemem SAP ułatwia przeprowadzanie analiz biznesowych oraz podejmowanie decyzji strategicznych i operacyjnych w Firmie Klienta.

Z wdrożonych rozwiązań korzysta łącznie ponad 800 użytkowników – zarówno pracownicy Firmy, jak i zewnętrzni dostawcy.

 
 

Branża transportowa

Profil firmy:
Dostawca międzynarodowych usług transportowych w zakresie transportu drogowego, morskiego i lotniczego.

Potrzeby Klienta:
System obsługujący zlecenia drogowe zarówno pod kątem transportowym, jak i finansowym.

Obsługa transportowa zleceń:

  • rejestracja i zarządzanie zleceniami całopojazdowymi i częściowymi w rozproszonej, wielodziałowej strukturze firmy
  • możliwość planowania zleceń wraz z doborem przewoźnika do realizacji zlecenia
  • weryfikacja przewoźników pod kątem polis i licencji
  • limit kredytowy klienta
  • dokumentacja transportowa

Obsługa finansowa zleceń:

  • możliwość generowania faktur sprzedażowych, zarówno pojedynczych, jak i zbiorczych
  • wysyłka faktur z poziomu systemu
  • bieżąca kontrola niezafakturowanych zleceń
  • rejestracja faktur kosztowych od przewoźników
  • rejestracja kosztów hedgingowych
  • integracja z systemem księgowym

Przebieg wdrożenia:
Wdrożenie we wszystkich polskich oddziałach firmy, przebiegło sprawnie - od momentu analizy wdrożeniowej do produkcyjnego uruchomienia systemu minęły  niespełna dwa miesiące.
Podczas analizy w centrali ustalono specyfikację oraz specyficzne potrzeby, na podstawie których przygotowano prototyp instalacji oraz rozwiązanie testowe. Ostateczne szlify rozwiązania miały miejsce po miesiącu wspólnych prac – przeprowadzono wówczas warsztaty oraz szkolenia pracowników. Start produkcyjny odbył się przy wsparciu pracowników Comp-Win.

Efekty:

  • Skrócenie czasu realizacji zleceń – dzięki wdrożeniu Klient kompleksowo obsługuje zlecenia drogowe w sposób zautomatyzowany. Natychmiastowy dostęp do informacji o polisach i licencjach przewoźników, a także o limitach kredytowych pozwolił Klientowi podejmować szybsze i trafniejsze decyzje operacyjne.
  • Usprawnienie fakturowania  – system zapewnił Klientowi funkcjonalność automatycznego generowania faktur sprzedażowych na podstawie zleceń transportowych oraz możliwość automatycznego podziału kosztów (faktur kosztowych, hedging walutowy) na poszczególne zlecenia, pomagając w ten sposób sprawnie dokonywać rozliczeń finansowych i kontrolować płatności klientów.
  • Platforma raportowa – dzięki wdrożeniu kadra zarządzająca posiada rozbudowane narzędzie do raportowania.
 
 

Profil Firmy:
Jedna z wiodących firm produkcyjnych z branży chemicznej, działająca na terenie Polski oraz Unii Europejskiej. Wdrożenie rozwiązań firmy Comp-Win zmniejszyło koszty przewozów o 80 mln zł rocznie!

Diagnoza i potrzeby Klienta:
Klient potrzebował systemu, który standaryzowałoby, wspomagał i automatyzował procedury transportowe. Ważna była optymalizacja kosztów magazynowania i logistyki, a także czasu pracy poświęcanego na realizację zadań w tych obszarach.
Klient potrzebował wsparcia w szybkim i właściwym procesie decyzyjnym w zakresie wyboru najkorzystniejszej opcji współpracy z przewoźnikami, a w dalszej kolejności przekazanie  przewoźnikom odpowiedzialności za rozliczenia usług transportowych.

Wdrożone funkcjonalności:
Wdrożyliśmy System Transportowy składający się z wielu indywidualnie dobranych modułów, przez co dostosowaliśmy rozwiązanie całkowicie do potrzeb organizacyjnych Firmy. Wdrożyliśmy moduł aukcyjny, zarządzania spedycją drogową i łańcuchem dostaw oraz do zarządzania logistyką na terenie zakładu. Ponadto wdrożyliśmy Extranet oraz moduł optymalizujący rozliczania transportów. Całość rozwiązań zintegrowaliśmy z systemem IFS, dzięki czemu pracownicy odnajdują wszystkie informacje w jednym systemie – dane nie są rozproszone. Ułatwiliśmy w ten sposób raportowanie i analizowanie danych, co jest szczególnie istotne z perspektywy zarządczej.

Jednym z głównych celów było maksymalne uproszczenie i zautomatyzowanie procesów. Dzięki integracji z IFS System Transportowy automatycznie tworzy zlecenia przewozowe, a na ich podstawie generuje joby (jazdy). Natomiast na podstawie zleceń zakupu z IFS generują się zlecenia transportowe. Zestandaryzowaliśmy powtarzalne i nieskomplikowane czynności i ograniczyliśmy do minimum aktywność pracowników w powyższym zakresie. Zredukowaliśmy maksymalnie czas, który pracownicy poświęcali na planowanie transportów – obecnie kilkaset transportów planowanych jest w ramach 3/4 etatu.

Zadbaliśmy też o to, by zautomatyzować naliczanie kosztów transportu, a także by zwiększyć efektywność współpracy między Klientem a przewoźnikami. Do tego celu wykorzystaliśmy Extranet, w którym przewoźnicy samodzielnie alokują faktury kosztowe i wprowadzają dane transportowe. To rozwiązanie, podobnie jak automatyzacja, zoptymalizowało pracę pracowników Klienta. Wpłynęło także na transparentność wspólnych działań Klienta i przewoźników.

Ułatwiliśmy proces wyboru dostawców usług poprzez wdrożenie modułu aukcyjnego – dzięki temu przy niskich kosztach nasz Klient organizuje aukcje (niektóre aukcje są całkowicie zautomatyzowane). Narzędzie pozwala mu sprawnie przeprowadzać negocjacje, także warunków pozacenowych. Narzędzie do zarządzania cennikami i kontraktami minimalizuje koszty transportu i ułatwia podejmowanie trafnych decyzji.
Poprawiliśmy komunikację między Klientem a kierowcami. W określonych sytuacjach kierowcy otrzymują automatyczne wiadomości sms, dzięki czemu zarówno kierowcy i Klient działają efektywniej, nie tracąc czasu na zbędne telefony czy wiadomości e-mail. Na efektywność współpracy wpłynęło też wdrożenie modułu rejestrującego dostarczone przesyłki

Efekt:
Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu cały proces obsługi transportu oraz rozliczania kosztów odbywa się w jednym systemie, a wielopłaszczyznowa integracja Systemu Transportowego z systemem IFS optymalizuje czas przeznaczony na wprowadzanie, czy generowanie danych – integracja umożliwia symetryczną wymianę danych między systemami. Automatyczne tworzenie dokumentów i spraw, a także przeniesienie ciężaru rozliczeń formalnych na dostawców usług transportowych pozwoliło oddelegować pracowników do wykonywania innych wartościowych zadań, natomiast automatyczne naliczanie kosztów oraz moduł aukcyjny, a także rozbudowana platforma raportowa pomagają w sprawniejszym zarządzaniu i planowaniu wydatków.
Z wdrożonego rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników zarówno w Polsce, jak i zagranicą. System STS zoptymalizował koszty przewozów o 80 mln. zł rocznie!

 
 

Klient tak ocenia wdrożenie

„Inwestycja w system przyniosła wymierne efekty i szybko zaobserwowaliśmy oszczędności, które traktujemy jako zwrot z inwestycji. System pozwala nam na kompleksowe i optymalne zarządzanie całością działań logistycznych w firmie”.

Branża chemiczna

Profil Firmy:
Jedna z wiodących firm produkcyjnych z branży chemicznej, działająca na terenie Polski oraz Unii Europejskiej.

Potrzeby Klienta:

  • Standaryzacja i automatyzacja procedur transportowych
  • Optymalizacja kosztów i czasu pracy magazynowania i logistyki
  • Usprawnienie procesu wyboru ofert przewoźników
  • Przyspieszenie rozliczeń usług transportowych

Przebieg wdrożenia:
Odpowiadając na potrzeby Klienta zostały wdrożone indywidualnie dobrane moduły: aukcyjny, zarządzania spedycją drogową i łańcuchem dostaw oraz do zarządzania logistyką na terenie zakładu. Wdrożyliśmy Extranet oraz optymalizację rozliczeń transportowych. Całość została zintegrowana z systemem ERP Klienta.

Efekty:
Z wdrożonego rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników zarówno w Polsce, jak i zagranicą. System Optilo zoptymalizował koszty przewozów o 80 mln zł rocznie!

  • Ułatwienie wyboru dostawców usług – dzięki modułowi aukcyjnemu przy niskich kosztach nasz Klient organizuje aukcje (część z nich całkowicie zautomatyzowanych). Klient sprawnie przeprowadza negocjacje, także warunków pozacenowych. Narzędzie do zarządzania cennikami i kontraktami minimalizuje koszty transportu i ułatwia podejmowanie trafnych decyzji, w jak najkrótszym czasie.
  • Usprawnienie rozliczeń transportowych – dzięki modułowi Extranet przewoźnicy samodzielnie wprowadzają dane transportowe i alokują faktury kosztowe. Klient oszczędza czas, który do tej pory przeznaczał na wykonywanie tych czynności. Ponadto to rozwiązanie wpłynęło także na transparentność wspólnych działań Klienta i przewoźników.
    Efektywniejsza współpraca na linii Klient –kierowcy – dzięki modułowi SMS Klient nie traci czasu na zbędne telefony, czy wiadomości e-mail. System wysyła automatycznie smsy. Dodatkowo jakość komunikacji poprawiła funkcjonalność rejestracji dostarczanych przesyłek.
  • Maksymalne uproszczenie i automatyzacja procesów – Optilo automatycznie tworzy zlecenia przewozowe na podstawie danych zaczytanych z systemu ERP Klienta. System ustandaryzował powtarzalne czynności i ograniczył do minimum aktywność pracowników w powyższym zakresie. Dzięki temu Klient zredukował maksymalnie czas, który pracownicy poświęcali na planowanie transportów – obecnie dziennie planowanych jest kilkaset transportów, rozliczanych w w ramach 3/4 etatu.
  • Zaawansowane raportowanie –  system ułatwił  raportowanie i analizowanie danych. Optilo umożliwia generowanie raportów na wielu płaszczyznach, co jest szczególnie istotne z perspektywy zarządczej i operacyjnej w dziesiątkach krajów.
    Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu cały proces obsługi transportu oraz rozliczania kosztów odbywa się w jednym systemie, a wielopłaszczyznowa integracja Optilo z systemem ERP Klienta optymalizuje czas przeznaczony na wprowadzanie, czy generowanie danych – integracja umożliwia symetryczną wymianę danych między systemami. Automatyczne tworzenie dokumentów i zleceń, a także przeniesienie ciężaru rozliczeń formalnych na dostawców usług transportowych pozwoliło oddelegować pracowników do wykonywania innych wartościowych zadań, natomiast automatyczne naliczanie kosztów oraz moduł aukcyjny, a także rozbudowana platforma raportowa pomagają w sprawniejszym zarządzaniu i planowaniu wydatków.