Branża transportowa

Branża papiernicza

Branża chemiczna

Branża FMCG

 
 

Branża papiernicza

Profil firmy:
Światowy lider w branży opakowań, papieru i celulozy.

Potrzeby Klienta:

  • Ujednolicenie, uproszczenie i uporządkowanie procesów zamawiania surowców, procesów transportowych i magazynowych
  • Ograniczenie wielokrotnego wprowadzania danych (różne systemy, pliki Excel)

Przebieg wdrożenia:
Wdrożenie poprzedzono analizą wdrożeniową, określając potrzeby Klienta i najlepsze rozwiązania. Celem wdrożenia było uproszczenie procesów, efektywne rozłożenie prac, a ostatecznie zwiększenie dostaw surowców. Wdrożone moduły to: moduł aukcyjny, awizacyjny, komunikacji, moduł zarządzania zdarzeniami, umów i harmonogramowania. Zaimplementowano także Extranet, Intranet z funkcjonalnością przeliczników, która wykorzystywana jest w momencie rejestrowania obmiarów i weryfikuje to, czy dla pojazdów przybywających i rejestrujących się przy bramie wjazdowej nie nastąpiło przekroczenie dopuszczalnej masy całkowitej. Nasze rozwiązania  zintegrowano z systemem ERP (SAP).

Efekty:

  • Ułatwienie wyboru najkorzystniejszych usług transportowych - nasz Klient otrzymał pomocne narzędzie usprawniające proces decyzyjny związany z wyborem dostawcy w możliwie najkrótszym czasie, przy zachowaniu pełnej dbałości o wybór najodpowiedniejszych usług.
  • Optymalizacja rozliczania faktur kosztowych – dzięki Extranetowi odpowiedzialność za rozliczanie faktur spoczęła na przewoźnikach, co zoptymalizowało kwestie kadrowe: możliwość oddelegowanie pracowników do wykonywania innych prac.
    Usystematyzowanie planowania - moduł awizacji transportów zarówno drogowych, jak i kolejowych usystematyzował planowane daty dostawy, okienka czasowe dla planowanej daty dostawy, dostawcę od którego dostarczy drewno, pojazd i kierowcę, który dostawę zrealizuje.
  • Poprawienie zarządzania terenem zakładu – dzięki Intranetowi i funkcjonalności przeliczników można lepiej zarządzać pojazdami przy bramie wjazdowej, kontrolować dopuszczalną masę całkowitą. Proste wskaźniki kolorystyczne pomagają podejmować decyzje, np. o dopuszczeniu do wjazdu na teren zakładu. Moduł komunikacji automatycznie informuje kierowców o możliwości wjazdu na teren zakładu, a w przypadku zaistnienia określonych i zdefiniowanych zdarzeń w systemie, moduł wysyła automatycznie maile z załącznikami, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach.
    Minimalizacja kosztów rozładunku – dzięki wdrożeniu modułu zarządzania wjazdem pojazdów usprawniliśmy zarządzanie kolejnością wezwań pojazdów, co zoptymalizowało czas oczekiwania na rozładunek, a tym samym liczbę możliwych do dokonania rozładunków.
  • Większa kontrola nad zawartymi kontraktami – dzięki modułowi umów i harmonogramowania Klient lepiej planuje ciągłość dostaw surowca i kontrolę dostarczanych ilości od dostawców.
  • Ewidencjonowanie wykonanych czynności – począwszy od listy zadań pracowników, statusów, aż do informacji o problemach. Dzięki precyzyjnym zapisom system pozwala na dokładne raportowanie wszelkiego rodzaju zależności czasowych w ramach zdefiniowanych list zdarzeń, w tym przede wszystkim na precyzyjne określenie istotnych KPI w dowolnym zakresie dat. Natomiast dzięki wdrożeniu modułu zarządzania wjazdem pojazdów usprawniliśmy zarządzanie kolejnością wezwań pojazdów, co pomaga w minimalizacji kosztów rozładunku oraz w skróceniu czasu oczekiwania.
    Niwelacja konieczności wielokrotnego wprowadzania danych – integracja z systemem SAP ułatwia przeprowadzanie analiz biznesowych oraz podejmowanie decyzji strategicznych i operacyjnych w Firmie Klienta.

Z wdrożonych rozwiązań korzysta łącznie ponad 800 użytkowników – zarówno pracownicy Firmy, jak i zewnętrzni dostawcy.

 
 

Branża transportowa

Profil firmy:
Dostawca międzynarodowych usług transportowych w zakresie transportu drogowego, morskiego i lotniczego.

Potrzeby Klienta:
System obsługujący zlecenia drogowe zarówno pod kątem transportowym, jak i finansowym.

Obsługa transportowa zleceń:

  • rejestracja i zarządzanie zleceniami całopojazdowymi i częściowymi w rozproszonej, wielodziałowej strukturze firmy
  • możliwość planowania zleceń wraz z doborem przewoźnika do realizacji zlecenia
  • weryfikacja przewoźników pod kątem polis i licencji
  • limit kredytowy klienta
  • dokumentacja transportowa

Obsługa finansowa zleceń:

  • możliwość generowania faktur sprzedażowych, zarówno pojedynczych, jak i zbiorczych
  • wysyłka faktur z poziomu systemu
  • bieżąca kontrola niezafakturowanych zleceń
  • rejestracja faktur kosztowych od przewoźników
  • rejestracja kosztów hedgingowych
  • integracja z systemem księgowym

Przebieg wdrożenia:
Wdrożenie we wszystkich polskich oddziałach firmy, przebiegło sprawnie - od momentu analizy wdrożeniowej do produkcyjnego uruchomienia systemu minęły  niespełna dwa miesiące.
Podczas analizy w centrali ustalono specyfikację oraz specyficzne potrzeby, na podstawie których przygotowano prototyp instalacji oraz rozwiązanie testowe. Ostateczne szlify rozwiązania miały miejsce po miesiącu wspólnych prac – przeprowadzono wówczas warsztaty oraz szkolenia pracowników. Start produkcyjny odbył się przy wsparciu pracowników Comp-Win.

Efekty:

  • Skrócenie czasu realizacji zleceń – dzięki wdrożeniu Klient kompleksowo obsługuje zlecenia drogowe w sposób zautomatyzowany. Natychmiastowy dostęp do informacji o polisach i licencjach przewoźników, a także o limitach kredytowych pozwolił Klientowi podejmować szybsze i trafniejsze decyzje operacyjne.
  • Usprawnienie fakturowania  – system zapewnił Klientowi funkcjonalność automatycznego generowania faktur sprzedażowych na podstawie zleceń transportowych oraz możliwość automatycznego podziału kosztów (faktur kosztowych, hedging walutowy) na poszczególne zlecenia, pomagając w ten sposób sprawnie dokonywać rozliczeń finansowych i kontrolować płatności klientów.
  • Platforma raportowa – dzięki wdrożeniu kadra zarządzająca posiada rozbudowane narzędzie do raportowania.
 
 

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

 
 

Klient tak ocenia wdrożenie

„Inwestycja w system przyniosła wymierne efekty i szybko zaobserwowaliśmy oszczędności, które traktujemy jako zwrot z inwestycji. System pozwala nam na kompleksowe i optymalne zarządzanie całością działań logistycznych w firmie”.

Branża chemiczna

Profil Firmy:
Jedna z wiodących firm produkcyjnych z branży chemicznej, działająca na terenie Polski oraz Unii Europejskiej.

Potrzeby Klienta:

  • Standaryzacja i automatyzacja procedur transportowych
  • Optymalizacja kosztów i czasu pracy magazynowania i logistyki
  • Usprawnienie procesu wyboru ofert przewoźników
  • Przyspieszenie rozliczeń usług transportowych

Przebieg wdrożenia:
Odpowiadając na potrzeby Klienta zostały wdrożone indywidualnie dobrane moduły: aukcyjny, zarządzania spedycją drogową i łańcuchem dostaw oraz do zarządzania logistyką na terenie zakładu. Wdrożyliśmy Extranet oraz optymalizację rozliczeń transportowych. Całość została zintegrowana z systemem ERP Klienta.

Efekty:
Z wdrożonego rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników zarówno w Polsce, jak i zagranicą. System Optilo zoptymalizował koszty przewozów o 80 mln zł rocznie!

  • Ułatwienie wyboru dostawców usług – dzięki modułowi aukcyjnemu przy niskich kosztach nasz Klient organizuje aukcje (część z nich całkowicie zautomatyzowanych). Klient sprawnie przeprowadza negocjacje, także warunków pozacenowych. Narzędzie do zarządzania cennikami i kontraktami minimalizuje koszty transportu i ułatwia podejmowanie trafnych decyzji, w jak najkrótszym czasie.
  • Usprawnienie rozliczeń transportowych – dzięki modułowi Extranet przewoźnicy samodzielnie wprowadzają dane transportowe i alokują faktury kosztowe. Klient oszczędza czas, który do tej pory przeznaczał na wykonywanie tych czynności. Ponadto to rozwiązanie wpłynęło także na transparentność wspólnych działań Klienta i przewoźników.
    Efektywniejsza współpraca na linii Klient –kierowcy – dzięki modułowi SMS Klient nie traci czasu na zbędne telefony, czy wiadomości e-mail. System wysyła automatycznie smsy. Dodatkowo jakość komunikacji poprawiła funkcjonalność rejestracji dostarczanych przesyłek.
  • Maksymalne uproszczenie i automatyzacja procesów – Optilo automatycznie tworzy zlecenia przewozowe na podstawie danych zaczytanych z systemu ERP Klienta. System ustandaryzował powtarzalne czynności i ograniczył do minimum aktywność pracowników w powyższym zakresie. Dzięki temu Klient zredukował maksymalnie czas, który pracownicy poświęcali na planowanie transportów – obecnie dziennie planowanych jest kilkaset transportów, rozliczanych w w ramach 3/4 etatu.
  • Zaawansowane raportowanie –  system ułatwił  raportowanie i analizowanie danych. Optilo umożliwia generowanie raportów na wielu płaszczyznach, co jest szczególnie istotne z perspektywy zarządczej i operacyjnej w dziesiątkach krajów.
    Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu cały proces obsługi transportu oraz rozliczania kosztów odbywa się w jednym systemie, a wielopłaszczyznowa integracja Optilo z systemem ERP Klienta optymalizuje czas przeznaczony na wprowadzanie, czy generowanie danych – integracja umożliwia symetryczną wymianę danych między systemami. Automatyczne tworzenie dokumentów i zleceń, a także przeniesienie ciężaru rozliczeń formalnych na dostawców usług transportowych pozwoliło oddelegować pracowników do wykonywania innych wartościowych zadań, natomiast automatyczne naliczanie kosztów oraz moduł aukcyjny, a także rozbudowana platforma raportowa pomagają w sprawniejszym zarządzaniu i planowaniu wydatków.